HCM Cloud : l’éditeur Opera migre ses RH sur Workday

Le navigateur Opera est utilisé par 350 millions de personnes dans le monde. La société éponyme qui l’édite a récemment décidé d’abandonner son système RH vieillisant – une brique développée en interne par-dessus son ERP historique – pour migrer vers une solution plus moderne et intuitive, en mode SaaS.

« Nous innovons ne permanence avec notre produit. Opera est rapide et a un super look-and-feel. Nous voulions qu’il en soit de même pour nos systèmes internes », se souvient Live Leer, Vice-présidente d’Opera Software en charge des RH du groupe.

Ce qui n’était pas le cas. La société a donc commencé à regarder comment elle pouvait remplacer son outil RH développé au-dessus de son ERP (de l’éditeur américain Deltek). Une obligation d’autant plus grande que l’éditeur connaissait des problèmes de gestion au fur et à mesure que ses effectifs grandissaient.

Consumérisation de l’IT RH

La société est en effet passée de 750 employés il y a 5 ans à plus de 1.500, le tout réparti sur 40 sites dans 20 pays. Une expansion qui continue aujourd’hui. « Nous venons d’acheter une société de 100 personnes au Brésil. Et aux Etats-Unis, en 2010, nous avions 12 employés… contre plus de 440 à date », illustre la responsable lors de la HR IT Conference.

L’outil RH de l’ERP d’Opera était difficile à utiliser. Conséquence, les employés ne voulaient pas perdre leur temps à mettre à jour leurs informations personnelles.

Résultat, la DRH devait, elle, passer un temps monstrueux à reconstituer les tâches administratives et à rentrer des données, plutôt que de se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée. Une époque révolue avec un nouvel outil en self-service beaucoup plus simple et rapide.

« Les employés ont l’habitude de consulter l’application de leur banque ou Facebook. Nous souhaitions avoir le même type d’expérience pour la RH », explique Live Leer.

D’après David Wilson, CEO du cabinet d’analystes spécialisés dans les technologies HR Fosway Group, ce point est devenu une exigence fondamentale pour ce type de solution.

« Fournir une interface qui augmente l’engagement de l’utilisateur est devenu critique pour les systèmes RH de nouvelle génération », constate-t-il. « Les critères de sélection d’Opera sont représentatifs des priorités qu’ont aujourd’hui les entreprises européennes : expérience utilisateur simple, agilité des processus, innovations rapides et capacité à gérer des opérations RH décentralisées ».

Workday vs Oracle

Dans son processus d’acahat, Opera a évalué les solutions de trois des plus importants fournisseurs mondiaux – Oracle, SAP et Workday – entre janvier et juin 2014.

L’entreprise avait déjà choisi Oracle pour ses finances, ce qui donnait une porte d’entrée à la société de Larry Ellison.

Mais, dixit Live Leer, l’interface de Taleo était beaucoup trop différente de la suite HCM d’Oracle. Or  Opera voulait s’assurer que l’interface serait, au contraire, la même de bout en bout pour que l’utilisateur ait une expérience « sans couture » dès qu’il s’agissait de RH.

Opera a donc finalement opté pour Workday du fait que la solution SaaS permet de configurer facilement la solution en fonction des départements et des filiales, sans passer par le code. Et, point qui a visiblement marqué Live Leer, « la philosophie de leurs commerciaux est très différente [de celle d’Oracle], ils ne nous ont pas mis la pression ».

Atout supplémentaire, dès 2014, Workday a donné accès à Opera à la version en développement de sa plateforme pour qu’il puisse tester et se familiariser, en avance de phase, avec l’outil qui serait véritablement déployé début 2015.

Dans un premier temps, Opera a utilisé uniquement la partie Core RH (bulletin de salaire, etc.) avant d’ajouter la partie gestion des objectifs en juillet, puis la brique gestion de performances en aout. D’ici 2016, le module recrutement devrait également être déployé.

Des données plus en sécurité que dans l’ERP

Workday a permis à Opera de décentraliser ses opérations RH, de telle sorte que, tout en gardant une vision globale précise, les équipes locales peuvent mettre à jour et analyser les informations sur leur zone ou sur le pays.

La plateforme offrirait également une meilleure sécurité que le module fait maison lié à l’ERP. Ce qui a permis à Opera de donner plus facilement aux managers accès aux informations RH qui les concerne sans risquer d’en compromettre la confidentialité.

« A présent, il est très facile de paramétrer les accès en fonction des besoins, de telle sorte que nous savons qu’un manager donné (en finance par exemple) peut consulter des informations mais qu’il ne peut pas accéder à d’autres qui ne le regardent pas », se réjouit Live Leer.

Même si Opera n’utilise pas Workday depuis très longtemps, il semble que l’investissement a déjà porté quelques fruits. « Le système donne à ces managers des informations et des organigrammes plus précis, pertinents et surtout actualisés, ce qui, à un moment ou à un autre, aura des retombées sur la vision qu’ils ont des compétences disponibles dans leurs équipes ». Et donc d’être plus efficace dans l’opérationnel.

Les leçons du Cloud

Pour Live Leer, certaines bonnes pratiques doivent être respectées pour qu’un projet de migration vers le SaaS soit un succès. La plus importante est, d’après elle, d’impliquer les équipes.

« Nous nous sommes assurés que toute la RH était concernée et s’appropriait bien le projet. Parce qu’il faut comprendre qu’une fois la migration terminée, vous ne pouvez pas vous reposer sur vos lauriers et vous assoir confortablement dans un fauteuil : il y a des updates réguliers, et il est très important que toute la RH fasse sa transition numérique. C’est ce qui donne un vrai coup de boost à l’équipe », analyse-t-elle.

Dans cette optique de « processus toujours en cours », Opera constate que l’intégration entre son système de paie et Workday est imparfaite. « Si la plateforme s’améliore sur ce point, il est fort possible que nous allions encore plus loin », conclue-t-elle.