Pourquoi Mecaplast a choisi Google for Work

Pourquoi Mecaplast a choisi Google for Work Pourquoi Mecaplast a choisi Google for Work © Victor1558 – Flickr – C.C.

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Les difficultés de communication entre les 2500 collaborateurs de Mecaplast dans le monde, qui disposent d’une application de messagerie électronique, ne sont plus qu’un vieux souvenir. Et pour cause : ils disposent aujourd’hui tous de la même solution bureautique pour communiquer, partager des documents et collaborer plus efficacement. Il s’agit de « Google for Work », la solution bureautique en ligne de Google, adoptée par 25% des entreprises du CAC 40 selon Xavier Colin, responsable des partenaires chez Google France.

L’hétérogéneité de messagerie, un handicap à la collaboartion

Auparavant, l’équipementier automobile monégasque, qui emploie 6000 personnes dans le monde et prévoit un chiffre d’affaires de 680 millions d’euros en 2015, disposait de pas moins de six systèmes de messagerie différents dont Exchange de Microsoft, Lotus Notes d’IBM et Google for Work. « Cette hétérogénéité est devenu un handicap à la collaboration entre les différentes entités dans le monde, constate Damien Bioteau, le directeur des systèmes d’information. Elle est liée à l’historique du groupe et aux acquisitions menées entre 2002 et 2003. Dans des pays comme l’Inde ou le Brésil, des messageries Web de marques inconnues sont utilisées pour des raisons de rapidité de déploiement et de coût.« 

La décision a été prise en 2014 d’unifier la messagerie. Trois offres ont été étudiées : la solution classique Exchange de Microsoft hébergée en interne, sa solution Office 365 dans le cloud, et la solution en ligne Google for Work. La première a été très vite écartée. « Elle est incompatible avec notre stratégie qui privilégie l’externalisation, justifie le DSI. Nous avons migré en 2013 la gestion des ressources humaines sur le cloud du canadien Technomedia. Nous avons décidé de franchir une nouvelle étape en privilégiant une messagerie dans le cloud. »

Choix dicté par les contraintes du parc informatique

« Les collaborateurs affichaient leur préférence pour Microsoft, dont ils jugeaient la solution plus professionnelle et en continuité avec leur expérience », confie-t-il. Mais le choix sera dicté par la nature du parc informatique. Avec un âge moyen de 5 à 7 ans, les PC en place sont trop vieux pour accepter l’installation de la messagerie Outlook imposée par Office 365. Une contrainte levée par l’adoption de Google for Work, qui ne nécessite aucune installation logicielle sur le poste.

Un navigateur Web suffit pour accéder en ligne à toutes ses applications (messagerie Gmail, calendrier Agenda, traitement de texte Docs, tableur Sheets, présentation Slides, messagerie instantanée Hangouts, partage de documents Drive…). « Cette solution 100% Web nous offre l’avantage de nous affranchir des contraintes matérielles, même si nous continuons à rafraichir notre parc de PC au rythme de 500 machines par an« , estime Damien Bioteau.

Le déploiement a été mené avec l’accompagnement de Cirruseo, une société d’ingénierie et de services spécialisée dans les solutions de Google pour entreprises. Pour étendre la solution aux usages en mobilité, les smartphones BlackBerry ont été remplacés par des Galaxy de Samsung sous Android. Toutes les applications de Google for Work sont aujourd’hui activées, à l’exception de Sites écartée pour le moment au profit d’une solution Intranet différente. Mecaplast s’est également équipé de ChomeBox for Meeting, le boîtier de visioconférence Web de Google, transformant ainsi 33 salles dans le monde en lieux de réunion virtuelle pour le modique investissement de 30 000 euros.

Réduction de moitié du coût total de possession

Après un an d’utilisation, le bilan s’avère positif avec une réduction de 30% des déplacements, une diminution du temps de moyen des réunions de 1 heure avant à 30 minutes aujourd’hui, et la division par deux du coût total de possession. Aujourd’hui, 70% des collaborateurs disposant de messagerie ont adopté la nouvelle solution. Les 30% restants, pour la part des cadres de direction, restent fidèles à la solution classique Exchange de Microsoft ou Lotus Notes d’IBM. Ils peuvent se le permettre : ils disposent de PC plus musclés et plus modernes que les autres collaborateurs. « Cette résistance n’est pas un problème », insiste Damien Bioteau, convaincu qu’à terme la solution en ligne de Google finira par conquérir tout le monde dans l’entreprise.